明确目标和主题

需要明确年会的目标和主题，这将有助于确定年会的整体风格、活动内容和参与人员，年会的主题可能是“回顾过去，展望未来”，这将决定年会的整体氛围和活动形式。

根据目标和主题，策划年会的具体活动内容，这可能包括欢迎致辞、表彰环节、文艺表演、游戏互动等，确保活动内容丰富多样，能够吸引参与者的兴趣。

制定时间表和流程

为每个活动环节制定详细的时间表和流程，确保年会进行得有条不紊，时间表应包括每个环节的开始和结束时间，以及环节之间的过渡。

确定参与人员和分工

确定年会的参与人员，包括公司员工、客户、合作伙伴等，根据参与人员和活动内容，分配任务和责任，确保每个环节都有专人负责。

档案策划要点

1、文档准备：收集并整理与年会相关的所有文档，如邀请函、议程、演讲稿、照片、视频等，这些文档将作为年会的档案资料，用于后续的回顾和参考。

2、照片和视频记录：安排专业摄影师和摄像师，记录年会的全过程，确保拍摄到每个重要环节和高光时刻，以便后续制作成视频或照片集。

3、现场记录：安排专人负责现场记录，包括会议记录、活动总结等，这些记录将有助于评估年会的成效和改进未来的活动。

4、社交媒体宣传：利用社交媒体平台宣传年会，提高参与度和影响力，在年会结束后，发布年会回顾和精彩瞬间，与员工和客户保持互动。

5、后期制作：将收集的文档、照片和视频进行整理和编辑，制作成精美的电子相册、视频或PPT文件，以便后续查阅和分享。

6、存档管理：将制作好的档案资料进行分类和存档，以便随时查阅和参考，可以考虑使用电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。

预算和资源安排

制定详细的预算，包括活动策划、场地租赁、设备租赁、餐饮、交通等方面的费用，确定所需的资源和人员，如摄影师、摄像师、音响师等，确保在预算范围内完成年会的策划和执行。

安全与风险控制

制定安全与风险控制方案，确保年会进行得安全顺利，这包括场地安全、食品卫生、消防安全等方面的措施，为应对可能出现的突发情况，制定应急预案。

在年会结束后，进行效果评估和总结，收集参与者的反馈和建议，分析年会的成效和不足，总结经验和教训，为今后的活动提供参考和借鉴。

通过以上步骤和要点，可以有效地进行年会档案策划，确保年会进行得有条不紊、精彩纷呈。