1、确定需求和预算：在策划年会前，需要明确年会的主题、规模、参与人数、活动内容等需求，并制定相应的预算，这有助于确定需要租赁的场地、设备、道具等物品的规格和数量。

2、寻找合适的场地：根据年会的规模和需求，寻找适合的场地进行租赁，可以考虑酒店、会议中心、展览馆等场所，注意场地的容量、交通、设施等因素。

3、租赁设备和道具：根据年会的需要，租赁音响、灯光、舞台、座椅、餐具等设备和道具，可以与场地提供商协商租赁，也可以自行寻找专业的租赁公司。

4、寻找策划公司或个人：如果企业或组织没有专业的策划团队，可以寻找专业的策划公司或个人进行策划和执行，可以通过网络搜索、咨询朋友或同事等方式寻找合适的策划团队。

5、签订合同：在确定好场地、设备和道具等物品后，需要与提供商签订合同，合同中应明确租赁物品的规格、数量、价格、使用时间、损坏赔偿等细节，以避免后续的纠纷。

6、策划和执行：在策划过程中，需要与策划团队充分沟通，确保年会的主题、流程、节目等内容符合企业的要求和期望，在执行过程中，需要确保活动的顺利进行，并及时解决可能出现的问题。

7、后期总结：年会结束后，需要进行后期总结，对活动的成功和不足之处进行反思和总结，为今后的活动提供经验和借鉴。

年会策划租赁需要充分考虑需求和预算，寻找合适的场地和设备，选择专业的策划团队，并签订明确的合同，在策划和执行过程中，需要充分沟通、细心安排，确保活动的顺利进行。